Huishoudelijk Reglement Tennisclub TC Iris V.Z.W.
Tennisclub Iris V.Z.W.
Aangesloten bij Tennis Vlaanderen; stamnummer: 7004 Diestsesteenweg 300, 3010 Leuven
Tel: +32 16 25 19 65
Website: www.tciris.be
Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen.
1. Tennisclub Iris is een officiële V.Z.W. (statuten verschenen in het staatsblad) en is aangesloten bij Tennis Vlaanderen.
2. De accommodatie is gelegen in de Diestsesteenweg 300, 3010 Leuven.
3. Het bestuur stelt conform art. 11 van de statuten het Huishoudelijk Reglement (in de statuten vermeld als ‘reglement van inwendige orde’) op, geldend voor alle leden en gebruikers van de installaties.
4. Het H.R. kan door het bestuur gewijzigd worden om aldus een soepele werking van de vereniging op de voet te volgen. In alle niet-voorziene gevallen beslist het bestuur autonoom.
5. De omgangstaal is het Nederlands.
6. Roken is ten strengste verboden in de gebouwen en op de tennisbanen van T.C. Iris.
7. Het bestuur kan leden weigeren of een lidmaatschap annuleren om disciplinaire redenen.
Hoofdstuk 2: Lidmaatschap.
1. Het lidmaatschap geldt voor een periode van maximaal 12 maanden en begint steeds op 1 april of vanaf de aanvaarding van de inschrijving door het bestuur, om te eindigen op 31 maart.
Lid wordt men door de betaling van de jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage en na aanvaarding door het bestuur.
2. Het Tennis Vlaanderen-lidnummer wordt verkregen na betaling van de lidmaatschapsbijdrage en geldt tevens als lidnummer van de club.
3. Het barpersoneel van taverne ‘t Paviljoentje of een bestuurslid kan op elk moment controle uitoefenen aan de hand van een ID check of een speler wel degelijk rechtmatig lid is van T.C. Iris, met mogelijkheid tot reservatie.
4. Het lidgeld is steeds volledig verschuldigd, ook als het lid eveneens aangesloten is bij een andere club en via de andere club een Tennis Vlaanderen-lidkaart heeft bekomen.
5. Het bestuur beslist zonder verhaal over de aanvaarding van nieuwe leden.
6. De betaling van het lidgeld geldt als de onvoorwaardelijke aanvaarding van de statuten, reglementen en beslissingen van de vereniging en de verplichting deze na te leven. Het H.R. kan via de website van de club geraadpleegd worden.
7. Elk toegetreden lid is steeds vrij zich uit de vereniging terug te trekken, zonder enig recht op gehele of gedeeltelijke teruggave van lidgeld.
8. Het bedrag van de lidmaatschapsbijdrage wordt jaarlijks door het bestuur vastgesteld. De geïnde bijdragen zijn, zonder uitzonderingen, definitief verworven voor de club.
9. Interclubspelers dienen hun lidgeld te betalen voor 31 maart van het desbetreffende jaar waarin men interclub wenst te spelen.
10. Elk lid heeft het recht om gedurende het hele zomerseizoen, dat loopt van begin april tot eind september, op alle banen, onbeperkt gebruik te maken van alle tennisbanen, mits naleving van onderhavig reglement.
Hoofdstuk 3: Toegang, kleding en gedrag.
1. Alleen de zomerleden, in regel met de betaling van hun lidmaatschapsbijdrage voor het lopend seizoen, hebben toegang tot alle tennisbanen en de kleedkamers.
2. Op de tennisbanen is het dragen van reglementaire tenniskleding en aangepast schoeisel verplicht.
Het dragen van sportschoenen met diep profiel of gewone schoenen is verboden op de tennisbanen.
3. Binnen het clubdomein is het verboden zich in ontbloot bovenlijf te vertonen.
4. De leden, genodigden en alle begeleidende personen dienen zich steeds beleefd en hoffelijk te gedragen.
5. Op en rond de banen, in de kleedkamers, douches en toiletten zal de grootste zorg heersen. Verpakkingen allerhande (papieren, lege blikjes, flessen, enz.) mogen niet achtergelaten worden.
6. Ouders die hun kinderen meenemen, moeten ervoor zorg dragen dat deze niet op de banen komen en niet tot last zijn van andere spelers.
7. De spelers op de banen en de supporters dienen zich te houden aan de regels van de fairplay en sportiviteit. Het gebruiken van verbale of lichamelijke agressie kan leiden tot het stopzetten van het spel, onmiddellijk verlaten van de baan of verwijderen uit de club.
Het bestuur kan later verregaande sancties nemen naar eigen goeddunken.
8. In geval van vandalisme zal aangifte worden gedaan bij de officiële instanties.
Hoofdstuk 4: Reservaties tijdens het zomerseizoen.
1. Na betaling van hun lidmaatschapsbijdrage, kunnen de leden maximaal 2 maal gelijktijdig een vrij terrein reserveren met hun lidnummer en paswoord via de site van Tennis Vlaanderen, dit door hun eigen naam en die van een ander lid in te vullen op een vrij terrein naar keuze. Reserveren kan slechts één week vooraf. Men kan opnieuw reserveren als een vorige reservatie vervallen is, hetzij door annulatie, hetzij door op het geplande uur gespeeld te hebben.
Hoe ga je te werk?
• Stap 1: klik op ‘online reserveren’ en je wordt onmiddellijk doorverwezen naar de reservatiepagina op de website www.tennisvlaanderen.be
• Stap 2: inloggen met je lidnummer (7 cijfers) of e-mail en paswoord. Als je voor de eerste keer inlogt, druk je op “wachtwoord vergeten” en geef je je email adres in. Dan krijg je je wachtwoord in je mailbox en kan je starten met je reservatie.
• Stap 3: Reservatie maken/wijzigen.
• Stap 4: Uitloggen. Uitloggen is noodzakelijk om te vermijden dat andere leden je gegevens of reservatie kunnen wijzigen.
2. Het is niet toegestaan met het paswoord van een ander te reserveren.
3. De beide spelers op wiens naam gereserveerd werd, dienen ook effectief op het bepaalde uur te spelen.
4. Indien men belet is op de gereserveerde datum en uur moet men zo vlug mogelijk de reservatie annuleren.
5. De vrije banen mogen ten allen tijde ingenomen worden zonder voorafgaande reservatie.
Indien een gereserveerd uur, 15 minuten na aanvang van het uur niet bezet is, komt het vrij voor de overige leden.
6. De club kan onbeperkt activiteiten organiseren en daarvoor banen reserveren. Deze organisaties hebben steeds voorrang op de gewone reservaties.
Het bestuur heeft de bevoegdheid om buitenreservaties om te wisselen met binnenreservaties.
7. Slecht weer dat het tennissen belet, veroorzaakt geen verschuiving van de reservatie.
8. De voorrang bij reservering van de banen is als volgt; in dalende orde van voorrang:
a) lessen en tenniskampen/stages
b) interclub
c) officiële tornooien
d) cluborganisaties
e) vrije reservering leden.
9. Speel op het terrein dat je reserveerde
10. Niet-leden hebben de mogelijkheid een nog vrij terrein te reserveren hetzij via de website van Tennis Vlaanderen (reservatie en betaling) hetzij via aanmelding bij taverne ’t Paviljoentje. Dit is maximum 5 dagen voor het gevraagde speeluur mogelijk alsook op de dag zelf. De tarieven worden vastgesteld door het bestuur.
Hoofdstuk 5: Winterseizoen.
1. Vaste uren: de banen worden voor de gehele winterperiode vast verhuurd aan één
“titularis” per baan en per uur.
De titularis is vrij om zijn medespelers te kiezen.
2. Titularissen en medespelers zijn niet verzekerd tegen ongevallen. Enkel zomerleden worden bij de federatie aangesloten en zijn bijgevolg verzekerd.
3. De betaling van een winteruur geldt als de onvoorwaardelijke aanvaarding van het H.R. en de verplichting dit na te leven. Het H.R. kan via de website van de club geraadpleegd worden.
4. Het bedrag van de winteruren wordt jaarlijks door het bestuur vastgesteld. De geïnde bijdragen zijn, zonder uitzonderingen, definitief verworven voor de club.
5. Vrije uren worden door het bestuur ad valvas gecommuniceerd; een planning, met de nog beschikbare vrije uren, zal beschikbaar zijn in taverne ‘t paviljoentje.
6. Een titularis krijgt voorrang voor het huren van dezelfde uur-dag-baan voor het volgend seizoen.
7. Er bestaat de mogelijkheid om een nog vrij terrein te reserveren voor een specifiek uur hetzij via de website van Tennis Vlaanderen (reservatie en betaling) hetzij via aanmelding bij taverne ’t Paviljoentje. De tarieven worden vastgesteld door het bestuur.
Hoofdstuk 6: Gastspelers (enkel in het zomerseizoen).
1. Elk lid kan tijdens het zomerseizoen maximaal 3 keer eenzelfde gastspeler uitnodigen. Er moet echter steeds minstens 1 lid op de baan meespelen. De gastspeler kan zelf eveneens slechts 3x worden uitgenodigd.
2. Voor deze gastspelers wordt vóór aanvang 10 euro betaald aan de bar. Dit bedrag kan jaarlijks door het bestuur aangepast worden.
3. Niet-leden zijn niet verzekerd en spelen dus op eigen risico. Het bestuur is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen. De betaling is enkel een vergoeding voor de huur van de baan.
Hoofdstuk 7: Abonnement (enkel in het winterseizoen).
1. Iedereen kan zich tijdens het winterseizoen een “20-beurtenkaart” aanschaffen
om op de vrije uren te reserveren. De kostprijs wordt vastgesteld door het bestuur.
2. Een planning met de beschikbare vrije uren zal beschikbaar zijn in taverne ‘t Paviljoentje.
3. Een 20-beurtenkaart kan men aanvragen aan de bar. Vanaf dan kan u telefonisch reserveren op naam met uw twintigbeurtenkaart.
4. Niet-leden zijn niet verzekerd en spelen dus op eigen risico. Het bestuur is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen. De betaling is enkel een vergoeding voor de huur van de baan.
5. Titularissen van een twintigbeurtenkaart en medespelers zijn niet verzekerd tegen ongevallen. Enkel zomerleden worden bij de federatie aangesloten en zijn bijgevolg verzekerd.
Hoofdstuk 8: Sancties.
1. Het is ten strengste verboden als niet lid van TC Iris tijdens het zomerseizoen de terreinen te betreden, tenzij als gastspeler die vooraf is aangemeld aan de bar of bij een bestuurslid. Hierop zullen regelmatig controles uitgevoerd worden.
2. Bij niet naleving of misbruik van de reserveringsregels kan het bestuur de nodige maatregelen nemen om hieraan een einde te stellen en deze praktijken onmogelijk te maken.
3. Het bestuur kan in dergelijk geval, na het betrokken lid (leden) gehoord te hebben, ook een sanctie opleggen, gaande van een waarschuwing tot een speelverbod.
Hoofdstuk 9: Onderhoud van de tennisbanen.
1. De tennisbanen en alle bijbehorend materiaal (tennis- en sleepnetten, kabels, banken, omheining, enz.) dienen door de leden met de grootste zorg behandeld te worden.
2. Per speelperiode mag gedurende 55 minuten getennist worden.
Tijdens de resterende 5 minuten dienen de spelers hun baan in orde te brengen als volgt:
• met een sleepnet de gehele oppervlakte van de baan gelijk maken en nadien het sleepnet terug op hun voorziene plaats hangen.
• bij droogte, de baan besproeien met de sproeiinstallatie.
Voldoende vochtigheid is zeer belangrijk voor de blijvende goede staat van de baan.
• alle niet bij de tennisbaan behorende voorwerpen (flessen, glazen, drinkbekers, papier, enz.) verwijderen.
3. Indien de baan te nat ligt of onbespeelbaar door andere omstandigheden mag er niet gespeeld worden.
Ieder bestuurslid beslist soeverein over de bespeelbaarheid van een baan.
4. Voor het onderhoud van de banen kan een spelonderbreking opgelegd worden.
Hoofdstuk 10: Verlichting van de banen.
1. De verlichtingsinstallatie van de outdoorbanen dient te worden ingeschakeld en uitgeschakeld door de spelers van de gereserveerde terreinen.
2. Bij de winterverhuur wordt de binnenverlichting automatisch in- en uitgeschakeld volgens de verhuring van de velden. Hetzelfde geldt voor de verwarming.
Hoofdstuk 11: Verzekering en aansprakelijkheid.
1. Elk lid dat bij Tennis Vlaanderen aangesloten is, valt automatisch onder de door Tennis Vlaanderen afgesloten polis sportongevallen.
Deze verzekering dekt de burgerlijke aansprakelijkheid, evenals het risico van persoonlijke ongevallen, zowel op als rond de tennisbanen.
2. Bij ongeval, zelfs op verplaatsing, dient men het secretariaat te verwittigen.
3. De club kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor ongevallen of voor verlies of diefstal van bezittingen van leden of bezoekers tijdens hun aanwezigheid op de club.
Hoofdstuk 12: Interclub.
1. Om deel te nemen aan de interclubcompetitie dien je je eerst lid te maken van T.C. Iris en je dus in te schrijven via onze website.
2. Indien je vragen zou hebben omtrent de inschrijvingswijze en/of specifieke wensen m.b.t. je deelname aan de interclubcompetitie, dan kan je deze steeds kenbaar maken op het secretariaat of door te mailen naar info@tciris.be
Hoofdstuk 13: Transfer
Wie de interclubkleuren van T.C. Iris wenst te verdedigen, maar het jaar voordien actief was voor een andere club, dient een transfer aan te vragen via de website van Tennis Vlaanderen tijdens de transferperiode (tussen 15 november en 15 januari).
Hoofdstuk 14: Bescherming van het privéleven.
1. Alle persoonlijke gegevens zijn bestemd voor intern gebruik van T.C. Iris. Deze gegevens kunnen medegedeeld worden aan derden, behoudens in geval van verzet door de klant ten laatste op het ogenblik van inschrijving.
2. Tijdens alle clubevenementen kunnen opnames of foto’s gemaakt worden van de deelnemers, aanwezigen en dit voor publicitaire motieven. Behoudens uitdrukkelijk (schriftelijk) verzet ten laatste bij de inschrijving, kunnen deze opnames gebruikt worden voor publiciteitscampagnes van Tennisclub Iris V.Z.W.
Hoofdstuk 15: Allerlei.
1. Elk lid heeft het recht zijn medeleden aan te manen het H.R. na te leven.
2. De leden worden verzocht inbreuken op het H.R. mede te delen aan een lid van het bestuur die deze klachten zal onderzoeken.
3. Bij aanvaarding van de klacht zal het bestuur, na de betrokkenen gehoord te hebben, desgevallend de nodige sancties uitspreken; bvb: een vermaning, boete of schorsing.
4. Het bestuur mag alle maatregelen nemen die nodig zijn voor de correcte naleving van het H.R. en de goede werking van het clubgebeuren in het algemeen.
5. Geen enkel initiatief, organisatie of om het even welke activiteit kan worden georganiseerd zonder goedkeuring van het bestuur.
Het Bestuur